۸ نکته برای آداب تماس های تلفنی

چه پشت تلفن محل‌کار باشید، چه خانه یا با تلفن‌همراهتان، این ۸ نکته برای آداب مکالمات تلفنی را باید همیشه رعایت کنید.

۱. همیشه در ابتدای تماس خودتان را معرفی کنید.

الف) وقتی در محل‌کار هستید، همیشه وقتی گوشی را برمی‌دارید بگویید، «سلام/صبح‌بخیر، بخش حسابداری، ــــــــ صحبت می‌کند.»

ب) پشت تلفن همراه یا بگویید سلام یا خودتان را معرفی کنید. هیچوقت با کلماتی مثل «بله» تلفن را جواب ندهید.

ج) وقتی می‌خواهید به جایی زنگ بزنید هم اسم خودتان و هم کسی که با او تماس گرفته‌اید را عنوان کنید. مثال: «سلام، من ــــــــ از شرکت ــــــــ هستم. می‌توانم با خانم ــــــــ صحبت کنم؟»

۲. به لحن صدایتان حساس باشید. نباید بیش از اندازه مضطرب یا خشن به نظر برسید. خیلی مهم است که لحن صدایتان نشان دهنده قدرت و اعتماد‌به‌نفس باشد. وقتی با تلفن صحبت می‌کنید، روی صندلی‌تان لم ندهید.

نکته: در طول مکالمه یا صاف روی صندلی بنشینید یا بایستید. وقتی در خانه هستید، از یک دستگاه ضبط صوت برای ضیط کردن صدای مکالمه‌تان استفاده کنید تا بتوانید بشنوید که صدایتان برای دیگران چگونه است.

۳. قبل از اینکه با کسی تماس بگیرید، به طور کامل فکر کنید که چه می‌خواهید بگویید.

نکته: موضوعاتی که می‌خواهید درمورد آن صحبت کنید یا سوالاتی که دارید را جایی یادداشت کنید. به عبارت دیگر، باید پیشبینی کنید که ممکن است مجبور شوید به یک دستگاه پیامگیر پاسخ دهید. بنابراین پیامتان را طوری تنظیم کنید که تا حد ممکن کوتاه و روشن باشد. هیچوقت پیام نگذارید که «سلام، من ــــــــ هستم، لطفاً با من تماس بگیر.» حداقل موضوعی که می‌خواهید درمورد آن صحبت کنید را عنوان کنید.

۴. اجازه ندهید چیزی مکالمه‌تان را قطع کند. به صحبت‌های اطرافیان پاسخ ندهید. کسی که پشت تلفن است نسبت به کسی که وارد اتاق کارتان می‌شود یا از کنارتان رد می‌شود، اولویت دارد.

نکته: اگر محبور به ایجاد وقفه در مکالمه شدید، به آن فرد بگویید، «لطفاً یک لحظه عذر من را بپذیرید، فوراً برمی‌گردم.» و وقتی برگشتید بگویید، «ممنونم که منتظر ماندید.»

۵. واضح و آرام صحبت کنید، مخصوصاً وقتی روی دستگاه پیامگیر پیام می‌گذارید. از عبارات شکسته، اصطلاحات خاص یا واژه‌های عامیانه و غیرادبی استفاده نکنید. همیشه تلفن خودتان را در بخشی از پیام به صورت شمرده عنوان کنید.

نکته: گذاشتن تلفن تماستان را با بلند ادا کردن آن برای خودتان تمرین کنید. درست به آرامی یک اپراتور که اطلاعاتی را می‌خواند.

۶. عادت کنید که همیشه قبل از وارد شدن به یک جلسه، رستوران، تئاتر، کلاس آموزشی یا هر محل دیگری که با شنیدن صدای زنگ موبایل‌تان حواس خود و دیگران پرت می‌شود، تلفن‌همراهتان را خاموش یا بی‌صدا کنید.

نکته: اگر منتظر یک تماس مهم هستید، به تماس‌گیرنده بگویید که در فلان ساعت در جلسه‌ خواهید بود و خواهش کنید برایتان پیام بگذارد تا شما چک کرده و بتوانید با عذرخواهی جلسه را ترک کرده و با او تماس بگیرید.

۷. همیشه با لحنی آرام و یکنواخت پشت تلفن صحبت کنید. مخصوصاً وقتی در محیط عمومی هستید مراقب بلندی صدایتان باشید.

نکته: گوشی را کمی دورتر از گوشتان بگیرید و به حرف زدن خودتان گوش دهید تا تشخیص دهید که صدایتان بیش از اندازه بلند یا آرام نباشد.

۸. موقع حرف زدن پشت تلفن، به خودتان اجازه ندهید که حواستان به فعالیت‌های دیگر مثل ورق زدن کتابی که روبرویتان است، خوردن یا جویدن چیزی، کار کردن با کامپیوتر یا حرف زدن با شخصی دیگر پرت شود. از اینها مهمتر، هیچوقت هنگام رانندگی از تلفن همراه استفاده نکنید.