محول کردن کارها، استفاده از کمک دیگران

“حتی برترین آدم ها هم نیاز به کمک و حمایت دارند. تقاضای کمک از دیگران هیچ جای خجالت ندارد. غرورتان را کنار گذاشته و به یاری و مساعدت دیگران احترام بگذارید.

و به خاطر داشته باشید که یک دست هیچ وقت صدا ندارد: وقتی از کمک دیگران در کارهایتان استفاده کنید، خودتان، هم گروهی ها و حامیانتان را با سرعت بیشتری به جلو سوق می دهید.”

یک دنیا کار سرتان ریخته و استرس دارید؟ اگر اینطور است شاید بد نباشد که کمی در وظایفی که به دیگران محول می کنید تجدیدنظر کنید.

اگر برای خودتان کار می کنید، هرچقدر هم که تلاشتان زیاد باشد، باز هم کار زیادی را نمی توانید به انجام برسانید. می توانید فقط ساعات زیادی را در روز کار کنید. کارهای زیادی را در این ساعات انجام دهید. به افراد زیادی با انجام این کارها کمک کنید. و چون تعداد افرادیکه می توانید به آنها کمک کنید محدود است، موفقیتتان هم محدود می شود.

اما اگر در کارتان استاد باشید، مردم انتظار بیشتری از شما خواهند داشت.

و همین باعث می شود حجم کارتان خیلی زیاد شده و استرستان بالا رود. دیگر قادر نخواهید بود همه کارهایی که از شما خواسته می شود را انجام دهید و به این ترتیب باعث می شود همیشه استرس داشته باشید، از کارتان رضایت نداشته و تصور کنید که نتوانسته اید خواسته های دیگران را جوابگو باشید.

اما اگر از جنبه مثبت به قضیه نگاه کنید، اگر بتوانید راهی برای از میان برداشتن این محدودیت ها پیدا کنید، فرصت خارق العاده ای نصیبتان خواهد شد. اگر این فرصت را دریابید، صد در صد موفق خواهید شد.

یکی از متداولترین راهها برای غلبه بر این محدودیت ها این است که یاد بگیرید چطور برخی از کارهایتان را به دیگران محول کنید. اگر اینکار را به درستی انجام دهید، می توانید به سرعت یک گروه کاری قوی و موفق بسازید و از عهده همه تقاضاها برآیید.

این مهارتی بسیار مهم است که حتماً باید یاد بگیرید.

چرا مردم کارهایشان را به دیگران نمی سپارند

برای اینکه ببینید چطور باید کارها و وظایف را به دیگران محول کنید، باید اول بفهمید که چرا خیلی از افراد از این کار سر باز می زنند. خیلی ساده است، اکثر مردم اینکار را نمی کنند چون پیدا کردن شخص مناسب زمان زیادی می برد.

از این گذشته، کدام ساده تر است: طرح کردن و نوشتن مفاد یک بروشور که یک کار جدید را که خودتان شروع کرده اید معرفی می کند یا اینکه اجازه بدهید سایر اعضای تیمتان اینکار را بکنند؟

شاید هیچکس به اندازه خودتان با نکاتی که باید در بروشور نوشته شود آشنا نباشد و هیچکس مثل خودتان نتواند مطالب را واضح و روشن برساند. حتی یکنوع تفریح و تنوع هم می تواند برایتان باشد. اما سوال اینجاست: آیا با اینکار استفاده درستی از زمانتان کرده اید؟

بااینکه در ظاهر ممکن است به نظر ساده تر برسد که خودتان اینکار را انجام دهید تااینکه بخواهید راه و روش انجام آنرا به کس دیگری توضیح دهید اما دو دلیل وجود دارد که ثابت می کند محول کردن اینکار به دیگران بهتر است:

۱) اول اینکه اگر شما توانایی راه انداختن یک شرکت جدید را دارید پس احتمالاً مهارتها و استعدادهای بسیار بالایی دارید که می توانید از آن برای ساخت ایده های جدید استفاده کنید. وقتی اینکار را خودتان انجام دهید استفاده خوبی از زمانتان نکرده اید.

۲) دوم اینکه وقتی دیگران را در انجام کار سهیم می کنید، توانایی ها و مهارت های آنها را نیز تقویت می کنید و درنتیجه دفعه بعد که پروژه یکسانی پیش آمد آنوقت با خیال راحت و اطمینان کامل کار را به فرد مورد نظر می سپارید.

محول کردن کارها به سایرین این امکان را برایتان فراهم می کند که از زمان و مهارتهایتان بهترین استفاده را کنید و در عین حال به سایر افراد تیم هم کمک کنید که رشد کنند و تواناییهایشان را ارتقاء دهند.

چه زمان کارها را محول کنیم؟

محول کردن کارها به دیگران اگر به درستی انجام شود همیشه موفقیت به همراه خواهد داشت اما این به آن معنا نیست که هر کاری را می توانید به دیگران بسپارید. برای اینکه بفهمید چه زمان مناسبترین زمان برای محول کردن کارها به دیگران است، باید این ۵ سوال کلیدی را از خود بپرسید:

·         آیا کس دیگری هست که اطلاعات و تخصص مرتبط برای انجام اینکار را داشته باشد؟ آیا این کاری است که کسان دیگر هم می توانند از پس آن برآیند یا فقط خودم باید آنرا به انجام برسانم؟

·         آیا این کار فرصت رشد و ترقی را برای افراد دیگر فراهم می کند؟

·         آیا اینکار ممکن است در آینده نیز مجدداً پیش آید؟

·         آیا وقت دارم که کار را به درستی به کسی محول کنم؟ باید برای آموزشات لازم، پرسش و پاسخ ها، بررسی روند کار و … وقت کافی وجود داشته باشد.

·          آیا اینکار را باید به کس دیگری محول کنم؟ کارهایی که مربوط به موفقیت طولانی مدت می شوند به توجه خود شما نیاز دارند.

اگر پاسخ شما به چند مورد از این سوالات مثبت بود، پس ارزش محول شدن به کس دیگری را دارد.

شایان ذکر است که حتی درصورتی که تمام این شرایط نیز مهیا باشد باز نمی توان ضمانت کرد که کار محول شده به درستی کامل انجام شود. اینکه کار را به چه کسی می سپارید هم اهمیت زیادی دارد.

کار را به چه کسی محول کنید؟

نکاتی که باید در این زمینه در نظر داشته باشید عبارتند از:

۱٫ تجربه، علم، و مهارتهای فردی که می خواهید کار را به او محول کنید.

·         فرد مورد نظر چه مهارت ها، ویژگی ها و دانشی دارد؟

·         آیا زمان و منابع کافی برای آموزش او در اختیار دارید؟

۲٫ سبک کاری مورد علاقه فرد مورد نظر:

·         استقلال فرد در چه حد است؟

·         از کارش چه می خواهد؟

·         اهداف و علایق بلند مدت او چیست؟

۳٫ حجم کاری فعلی او:

·         آیا فرد وقت کافی برای شروع کار جدید را دارد؟

·         آیا محول کردن این کار جدید به او مستلزم این است که فرد در برنامه های خود تغییر ایجاد کند؟

کار را چطور محول کنید؟

برای موفقیت در محول کردن کارها به اصول و نکات زیر توجه کنید:

۱٫ نتیجه دلخواه را در ذهنتان تجسم کنید. با این هدف در سر کار را شروع کنید و نتیجه مورد نظر را مشخص کنید.

۲٫ محدودیت ها و موانع کار را مشخص کنید. آیا فرد مورد نظر باید:

·         منتظر بماند تا به او گفته شود که چه بکند؟

·         سوال کند که چه باید بکند؟

·         خودش پیشنهاد دهد که چه کاری باید انجام شود و بعد وارد عمل شود؟

·         اقدام کند و بعد نتیجه را بلافاصله گزارش دهد؟

·         اقدام کند و بعد مرحله به مرحله گزارش دهد؟

۳٫ درصورت امکان از کسان دیگری هم در روند تحویل کار استفاده کنید. به اندازه ای به آنها قدرت دهید که تصمیم بگیرند چه کارهایی و چه موقع باید محول شود.

۴٫ میزان مسئولیت را با میزان قدرت تطابق دهید.

۵٫ کسانیکه به کار نزدیکتر هستند بهتر از عهده انجام آن برمی آیند و دانش بیشتری از جزئیات عمل دارند. اینکار کارایی شرکت را نیز بالا می برد و به دیگران فرصت رشد و پیشرفت می دهد.

۶٫ حمایت خود را دریغ نکرده و برای پاسخگویی به سوالات حاضر باشید. با گفتگو و ارتباط مداوم با مسئول مورد نظر، از موفقیت پروژه اطمینان یابید.

۷٫ روی نتیجه کار متمرکز شوید. به این فکر کنید که چه کارهایی انجام شده است نه اینکه کار چطور باید انجام شود. راه و روش شما برای انجام کار لزوماً بهترین روش نیست.

۸٫ اگر مشکلی پیش آمد اجازه ندهید که فرد کار را دوباره به خودتان برگرداند. از خود فردب خواهید که راه حلی برای حل مشکل پیشنهاد دهد و خودتان راحت پاسخ کار را به او نگویید.

۹٫ تعهد و انگیزه ایجاد کنید. برای فرد مورد نظر توضیح دهید که چطور موفقیت در کار برای او پاداش، فرصت های عالی در آینده، دانش و تجربه بیشتر را به همراه خواهد داشت.

۱۰٫ کنترل امور را در دست گیرید.

·         درمورد فرجه و ضرب العجل کار توضیح دهید.

·         درصورت نیاز تنظیماتی انجام دهید.

·         برای بررسی کار انجام شده زمان بگذارید.

با رعایت این نکات قبل و حین انجام پروژه خواهید دید که موفق می شوید.

حفظ کنترل

وقتی نکات و توضیحاتی که در بالا ارائه کردیم را خوب بررسی کردید، اطمینان یابید که آگاهی لازم و کافی را به اعضای تیم خود بدهید. وقت گذاشته و برایشان توضیح دهید که چرا برای آن کار انتخاب شده اند، در طول پروژه چه انتظاری از آنها می رود، پروژه چه هدفی رادنبال می کند، زمان و فرجه کار به چه صورت است، و به چه منابعی دسترسی دارید.

در آخر مطمئن شوید که اعضای گروه می دانند که باید همه مشکلات کار را با  شما در میان بگذارند و می توانند هر سوالی داشتند از شما بپرسند.

بعنوان یک مدیر حتماً می دانید که نباید در همه جزئیات هم مدیریت کنید اما این به آن معنا نیست که باید کنترل امور را به کل واگذار کنید. باید بتوانید متعادل عمل کنید تا هم افراد بتوانند از مهارتها و تواناییهایشان استفاده کنند و هم امور شرکت به خوبی پیش رود.

اهمیت قبول صددرصد

وقتی کار محول شده به شما تحویل داده می شود، برای بررسی و بازبینی آن وقت بگذارید. درصورت امکان فقط کار باکیفیت و کامل را تحویل بگیرید. اگر کاری را که از آن رضایت ندارید قبول کنید، افراد تیم یاد نمی گیرند که کار را درست انجام دهند. از این بدتر اینکه بااینکار کاری را قبول کرده اید که برای تمام کردن آن باید باز خودتان وقت بگذارید. اینکار نه تنها حجم مسئولیت های خودتان را بالا می برد بلکه به این معناست که خودتان وقت کافی برای انجام درست کار را ندارید. همچنین وقتی کار خوب به شما برگردانده می شود، حتماً قدردانی کرده و به مسئول آن پاداش بدهید. شما بعنوان مدیر باید یاد بگیرید که از کار خوب تقدیر کنید. با این روش اعتماد به نفس اعضای گروه را بالا برده و کارایی آنها را تقویت می کنید.

نکات مهم؛

در نکاه اول محول کردن کارها بیشتر از آنچه ارزشش را داشته باشد سخت و پیچیده به نظر می رسد اما اگر کار را به درستی محول کنید می توانید به میزان قابل توجهی بازده کاری شرکت را بالا ببرید.

در تنظیم برنامه کارها، سعی کنید فقط کارهایی را برای خود نگه دارید که بالاترین اولویت را دارند و سایر امور را به افراد دیگر بسپارید تا موفقیت بیشتری کسب کنید.

برای محول کردن موثر کارها باید کارهای مناسب را انتخاب کرده و آن را به شخص مناسب به روش مناسب محول کنید. شاید کمی ست به نظر برسد اما مطمئن باشید که ارزشش را دارد.