اصول و عناصر یک سخنرانی تجاری موفق

گفتگوی تجاری موفق ۷ عنصر مهم دارد:

·         ساختار

·         وضوح

·         ثبات

·         واسطه

·         ربط

·         تقدم/تاخر

·         قانون روانشناسی ۲±۷

اگر می خواهید در بیزنستان ارتباط موفقی داشته باشید، داشتن این ۷ عنصر الزامی است. اجازه بدهید هرکدام را تک تک بررسی کنیم.

ساختار

اینکه ارتباطتان را چطور ساختار بندی می کنید در سهولت جذب و درک آن توسط مخاطبین اهمیت زیادی دارد.

هر ارتباط خوبی باید این سه عنصر ساختاری را داشته باشد: مقدمه، بدنه و نتیجه

مقدمه باعث می شود مخاطب ارتباط شما سریعاً محتوای گفتگو را درک کند. یک مقدمه کوتاه و مرتبط باعث می شود مخاطبینتان سریعاً تصمیم بگیرند که به آن پیام توجه نشان بدهند یا ندهند.

بدنه جایی است که قلب پیام را مطرح می کنید. در بدنه سخنرانی است که همه واقعیات و اعداد و ارقام های مربوط به اقداماتی که مخاطبینتان باید پس از شرکت در آن سخنرانی انجام دهند را عنوان می کنید.

بیان سریع بدنه پیام یک راز دارد: تصاویر سخنرانیتان را به یک کودک هفت ساله نشان دهید. اگر او بتواند متوجه آنها شود احتمال این هست که مخاطبینتان هم بتوانند.

نتیجه گیری جایی است که شما گفتگویتان را خلاصه کرده و بیان می کنید. نکات مهم را به مخاطبینتان یادآور می شوید و مشخص می کنید که می خواهید از این به بعد چه بکنند. هرچه اختتامیه سخنرانی را با قدرت بیشتری به اتمام برسانید به خاطر سپردن آن برای مخاطبینتان آسانتر خواهد بود.

این قانون ساختاری در همه موارد صدق می کند—ارتباطتان چه یک یادداشت باشد، چه یک تماس تلفنی، یک ایمیل، یک سخنرانی یا …

یادتان باشد مخاطبین شما می تواند فقط یک نفر، یک تیم کوچک، یک سالن بزرگ پر از آدم یا میلیون ها نفر باشد. برای همه اینها قوانین یکسان هستند.

وضوح

درمورد پیامی که می خواهید منتقل کنید باید شفاف باشید. ارائه یک پیام گیج کننده فقط موجب سردرگم شدن آنها و نادیده گرفتن پیامتان خواهد شد.

مثلاً اگر درمورد پرداخت اضافه کاری ها می خواهید حرف بزنید نباید جزئیات مسائل بودجه یا گردش دسته جمعی پرسنل را هم به آن اضافه کنید  مگراینکه این مسائل به پیام اصلی مرتبط باشند. خیلی بهتر است که درمورد هریک از این موضوعات فرعی هم جداگانه حرف بزنید.

ثبات

هیچ چیز خواننده را بیشتر از تناقض و نا هماهنگی در پیام ناراحت نمی کند. اگر یک هفته درمقابل یک مسئله یک نظر بدهید، هفته بعد نظرتان را عوض کنید و هفته بعد از آن دوباره به نظر اول خودتان برگردید فقط موجب غیرقابل اطمینان بودن پیام هایتان و همچنین خودتان می شود.

کسانی که به شما اعتماد ندارند احتمال کمی دارد که کارهایی که از آنها می خواهید را درست انجام دهند. همچنین به پیام های آینده تان هم توجه اندکی نشان خواهند داد.

همچنین تناقض در خود پیامتان هم به همان اندازه برای درک مخاطبین مشکل ساز است. پس دقت کنید که حتماً حرفهایتان با هم سازگار بوده و از نظر دستور و نگارش بی اشکال باشد.

ابزار یا واسطه

اگر تنها ابزاری که در جعبه ابزارتان دارید یک چکش است، خیلی زود همه چیز برایتان شبیه میخ خواهد شد. همینطور اگر باور داشته باشید که تنها ابزار ارتباط شما powerpoint است بعد خیلی زود همه کاری که می کنید این خواهد بود که همه فرصت های گفتگو را به شکل سخنرانی های پاورپوینتی درست می کنید که به سرعت برای مخاطبین تکراری و خسته کننده خواهد شد.

رمز کار این است که بهترین و مناسبترین ابزار را انتخاب کنید. اما چطور باید بفهمید کدام ابراز مناسب تر است؟ آن ابزاری مناسب است که پیام شما را به طریق زیر منتقل کند:

·         با بیشترین صحت و درستی

·         با بیشترین احتمال درک مخاطبین

·         با کمترین هزینه

·         در کمترین زمان

نکته: ابزار شما باید همه این معیارها را دارا باشد. اگر ابزاری که انتخاب می کنید آنطور که باید پیام شما را منتقل نکند، خرج کردن مقدار زیادی پول واقعاً هیچ سودی نخواهد داشت.

انتخاب واسطه یا ابزار اهمیت بسیار زیادی دارد. اگر ابزارتان را درست انتخاب نکنید وقت و پول زیادی را برای چیزی گذاشته اید که نه مورد توجه مخاطبینتان قرار گرفته و نه اهدافتان را برآورده کرده است.

ربط

همیشه تعجب می کنم از اینکه مدیران هنوز تصور می کنند که همه به پیام های آنها علاقه مند خواهند شد و بعد نظر همه را به دیدن اسلایدشو پاوپوینتی که درست کرده اند جلب می کنند، اسلایدشویی با صفحات بسیار زیاد و فونتی که به زحمت قابل خواندن است.

واقعیت روانشناسی دراینجا این است که هیچ کس هیچ توجهی به شما نخواهد کرد مگر اینکه واقعاً به موضوع علاقه مند باشد. و این یعنی اگر مجبورشان کنید که حتماً در سخنرانیتان حضور داشته باشند، آنها را بر علیه خودتان خواهید کرد و توجهات آینده آنها را هم از خودتان می گیرید.

پس این جدول ها و اسلایدشوها را برای کسانی نگه دارید که واقعاً به مطالبتان توجه میکنند  و لازم است که در آن موضوعات اطلاعات داشته باشند.

اگر در آن ارتباط باید موضوعاتی را بیان کنید که چندان مورد علاقه مخاطبینتان نخواهد بود، منابع جایگزین دیگر که توضیحات بیشتری در این حیطه ها دارد را به آنها معرفی کنید. مثلاً می توانید با ارائه آدرس یک وب سایت که اطلاعات عمیق تر و جامع تری درمورد آن موضوع دارد، اینکار را انجام دهید.

حق تقدم/حق تاخر

لازم است بدانید که یک هفته بعد از سخنرانی شما، آن ارتباط با یکی از دو مورد زیر یادآوری می شود:

·         قدرت و قابلیت به خاطر سپاری مقدمه آن

·         قدرت و قابلیت به خاطر سپاری نتیجه آن

روانشناسان تاثیر یادآوری چند مورد اول ارائه شده را “تاثیر تقدم” می نامند. به همین ترتیب، آنها تاثیر یادآوری چند مورد آخر را “تاثیر تاخر” می نامند. از آنجا که برتری هریک از این تاثیرات در افراد مختلف متفاوت است، بهتر است که روی هر دوی آنها کار کرده و مقدمه و نتیجه گیری خوب، قوی و به یاد ماندنی ارائه دهید.

یک مقدمه قوی باید با هرچیزی شروع شود که توجه مخاطبین را خوب جلب کند، مثلا:

·         یک نقل قول

·         یک لطیفه

·         یک صدای بلند

·         یک جمله غیرعادی

دقت کنید که مقدمه تان با مطالبی که می خواهید بیان کنید مطابقت داشته باشد.

همچنین یک پایان خوب و قوی که شباهتی به بدنه اصلی پیامتان نداشته باشد مخاطبی که انتظار بیشتر از این را داشته سردرگم و ناامید می کند. و اصلاً هم خیال نکنید که شوخ طبعی اینجا به کارتان می آید.

ارتباط کاری عملی بسیار جدی است و تعداد کمی از افراد هستند که می توانند یک پیام طنز آمیز را با مهارت طوری بیان کنند که مخاطب را به انجام آنچه خواسته شده وادارد. 

اگر اصرار دارید که در اختتامیه حرفهایتان از شوخی و فکاهی استفاده کنید پس به توصیه های زیر دقت کنید:

·         داستان را طوری بگویید که انگار راست بوده است.

·         داستان را برای بیان یک نکته کاری بیان کنید. اگر در آن حرف نکته کاری نباشد هیچ دلیلی برای گفتن لطیفه نخواهد بود.

·         دقت کنید که داستان را درست تعریف کنید.

مقدمه و موخره سخنرانی کاری شما باید به راحتی قابل به خاطر سپردن باشد به همین دلیل مهمترین عناصر موجود هستند. پس حتماً حرفی بزنید که مطمئن باشید مخاطب به خاطر می سپارد.

قانون روانشناسی ۲±۷

دیرزمانی است که روانشناسان می دانند مغز انسان ظرفیت محدودی برای نگه داشتن اطلاعات در حافظه کوتاه مدت خود دارد. مغز همچنین این توانایی را دارد که اطلاعات را به صورت دسته بندی کنار هم نگه دارد. میانگین این دسته ها، در همه انسانها، در ۷ مورد، مثبت یا منفی دو می باشد. این یعنی مخاطب شما فقط قادر است بین ۵ تا ۹ بخش از اطلاعات را در یک زمان نگه دارد.

حالا اهمیت وضوح و روشنی پیام و داشتن یک مقدمه و موخره خوب و قوی را حس می کنید؟ اگر می خواهید نکات کلیدی که بیان می کنید به خاطر سپرده شوند، باید حرفهای خود را به ۵ تا ۹ نکته اصلی محدود کنید.

همچنین اگر می خواهید ۵ هفته بعد نکات کلیدی که مطرح کرده بودید به خاطر سپرده شده باشند، مطمئن شوید که حرفهایتان بین ۵ تا ۹ سخنرانی به خاطرسپردنی است که مخاطبینتان در ۵ هفته اخیر در آن شرکت کرده اند.

نتیجه گیری

گفتگوی کاری موفق ۷ عنصر مهم دارد:

·         ساختار

·         وضوح

·         ثبات

·         واسطه

·         ربط

·         تقدم/تاخر

·         قانون روانشناسی ۲±۷

اگر می خواهید در بیزنستان ارتباط موفقی داشته باشید، رعایت این ۷ عنصر ضروری است.